檔案文件怎么銷毀好（銷毀檔案的程序和辦法是什么）

隨著公司的業(yè)務發(fā)展變化，辦公地址往往也會頻繁變更，3年一小變，5年一大變幾乎是很多企業(yè)的常態(tài)。每次搬家，各類檔案資料也必須一同轉(zhuǎn)運。公司經(jīng)營時間越長，檔案資料越多，每次轉(zhuǎn)運及日常保管都給企業(yè)帶來很大的困擾。這其中，會計檔案又顯得尤為突出。

檔案文件怎么銷毀好？

隨著經(jīng)濟的增長，社會的進步，過期檔案的保密性及安全性也受到企業(yè)和單位更多的關(guān)注，所以對于各種各樣的涉密載體的處理也隨之變得重視，如何對檔案進行合理銷毀變成了人們比較關(guān)注的問題。

一、銷毀文件檔案的方式：

1.?物理粉碎:通過碎紙機或類似裝置使物料破碎成條狀或顆粒。

2.?電子消磁:用強磁鐵永久消除磁介質(zhì)的數(shù)據(jù)。(弊端：專業(yè)機構(gòu)可恢復)?。

3、物理破碎:“機械銷毀”，不斷剪切成越來越小件物品，直到無法識別和成為混合的廢料。

4、紙張熔漿再生；將廢舊的紙再次熔為紙漿，再造新紙。

5、無害化焚燒，安全性保密性最高。

二、文件檔案的銷毀流程：?

1.?準備銷毀的檔案，在批準前須單獨系統(tǒng)保管，以便審批時可以進行備查。

2.?批準之后須要將待銷毀的檔案送到有資質(zhì)的造紙廠化為紙漿或焚毀。

3.?銷毀檔案時須有兩人以上進行監(jiān)銷，?直至檔案確已銷毀后，監(jiān)銷人須在銷毀清冊上注明“已銷毀”的字樣和銷毀的日期，并簽字以示負責。

4.?檔案銷毀后要在有關(guān)目錄上注銷，并在各種統(tǒng)計臺賬上注明。

5.文檔銷毀完畢后，開具銷毀報告，提供視頻照片。

三、檔案銷毀時需要注意的事項：?

1.?認真執(zhí)行檔案銷毀的原則，堅持檔案銷毀的標準，按照檔案保管期限表規(guī)定的標準。

2.?檔案銷毀前，需要經(jīng)過檔案銷毀鑒定領導小組對其準備銷毀的檔案銷毀清冊，認真核對檔案，確認無誤，方可進行銷毀，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。

由于多數(shù)企業(yè)保密意識薄弱，把企業(yè)堆積的紙質(zhì)文件簡單處理，賣到廢品收購站甚至直接扔到垃圾堆。收集處理廢舊紙質(zhì)文件，可以了解企業(yè)很多重要甚至涉密信息。紙質(zhì)文件蘊含企業(yè)商業(yè)秘密，需要安全銷毀處理。所以需要經(jīng)過專業(yè)的處理，消除企業(yè)堆積的眾多紙質(zhì)文件的泄密安全隱患，確保商業(yè)秘密的安全。

銷毀檔案的程序和辦法是什么？

一、各類會計檔案保管期限

按照2015年財政部和國家檔案局頒布的《會計檔案管理辦法》（中華人民共和國財政部 國家檔案局令第79號，以下簡稱“79號令”）的規(guī)定，企業(yè)的會計檔案保管年限按下表所列示的期限進行保管。

1、保管期限如何計算。上述表中所列示的會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。如2021年的會計檔案，從2022年1月1日開始計算保管年限。

2、企業(yè)如何確定保管期限。上述會計檔案保管期限為最低保管期限，企業(yè)可以在此基礎上增加年限。

3、企業(yè)自定義的會計檔案如何確定保管期限。企業(yè)會計檔案的具體名稱如有同上表所列檔案名稱不相符的，應當（就是必須）比照類似檔案的保管期限確定具體年限。

4、企業(yè)合并，會計檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生合并，合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應當由原各單位保管。

5、企業(yè)分立，會計檔案如何保管。企業(yè)發(fā)生分立，分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可以查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。

分立后原單位解散的,其會計檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以查閱、復制與其業(yè)務相關(guān)的會計檔案。

6、企業(yè)注銷，會計檔案如何保管。79號令規(guī)定，單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。

這個有關(guān)規(guī)定是如何規(guī)定的呢？

按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，企業(yè)發(fā)生撤銷、合并等情形時，應當按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案。

對于絕大部分民營企業(yè)而言，注銷后向政府部門移交檔案基本不切實際。那企業(yè)所有者能自行銷毀嗎？

保險起見，建議參考原《會計檔案管理辦法》（財會字〔1998〕32號）的規(guī)定，在會計檔案尚未到達保管期限時，由財產(chǎn)所有者（股東）代管。待保管期限屆滿時，按下列銷毀程序處理。

二、會計檔案銷毀程序

(一)檔案鑒定

按照79號令的要求，會計檔案保管到期后，公司應成立檔案鑒定小組，對檔案進行鑒定。

鑒定小組由檔案管理部門（財務部或行政部）牽頭，成員包括公司會計、審計、紀檢監(jiān)察等機構(gòu)或人員（注：只需公司內(nèi)部人員即可，不需外請中介機構(gòu)協(xié)助）。

鑒定小組鑒定后，形成鑒定意見并由鑒定人員簽字，確無保存價值的會計檔案，可以銷毀（注：不需向政府部門報備或?qū)徟?/p>

保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質(zhì)會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存，保管到未了事項完結(jié)時為止。

(二)會計檔案銷毀程序

1、編制銷毀清冊。檔案管理部門編制會計檔案銷毀清冊，列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。

2、簽署意見。單位負責人、檔案管理機構(gòu)負責人、會計管理機構(gòu)負責人、檔案管理機構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。

3、現(xiàn)場監(jiān)銷。單位檔案管理機構(gòu)負責組織會計檔案銷毀工作，并與會計管理機構(gòu)共同派員監(jiān)銷（如焚燒、粉碎或打成紙漿）。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在會計檔案銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名。

《會計檔案銷毀清冊》沒有統(tǒng)一的格式，有需要的企業(yè)可以參考下面的樣表進行增減。